Een goede opvolging van de cash positie is één van de belangrijkste elementen in een goed financieel beheer van een onderneming. We kunnen best wel hard werken en daarmee ook een mooie winst maken, maar als de liquiditeiten onvoldoende zijn, dan komt het voortbestaan van onze onderneming mogelijks in het gedrang.
Het is dus essentieel om de huidige stand van je liquiditeiten op te volgen en ook te gaan voorspellen hoe die in de toekomst zal wijzigen. Alleen is dit laatste geen gemakkelijke oefening. Hoe weten we nu wanneer we welke inkomsten gaan ontvangen? En welke rekeningen zullen we wanneer moeten betalen? En vooral: hoe brengen we dit alles overzichtelijk in beeld. Op deze vragen bieden we met deze "Cash Forecasting" een antwoord.
Verschillende scenario's
Eerst en vooral starten we met het opstellen van een drietal scenario's. Het inschatten van het moment waarop cash in of uit de onderneming zal vloeien wordt immers gebaseerd op een aantal veronderstellingen. Zo moeten we bijvoorbeeld gaan inschatten op welke termijn de klanten hun facturen gaan betalen of moeten we bijvoorbeeld de loonlast voor de komende periode zo nauwkeurig mogelijk voorspellen. Afhankelijk van hoe we deze "parameters" inschatten (positief of eerder negatief) zal onze Cash Forecasting een ander resultaat opleveren. Daarom geven we in deze berekening de mogelijkheid om een Optimistische, een Realistische en een Pessimistische inschatting te maken.
Berekenen van de dagdagelijkse cash positie
Met deze scenario parameters gaan we vervolgens aan de slag om op dagbasis de cash positie van de onderneming in te gaan schatten. We doen eerst beroep op gegevens uit de boekhouding om de huidige liquiditeiten op te halen en om te berekenen wanneer we de betaling van de openstaande klantenvorderingen kunnen verwachten én wanneer we zelf onze openstaande schulden zullen vereffenen.
Indien we vervolgens nóg verder in de toekomst willen gaan voorspellen is een extra koppeling met de operationele software (TMS, WMS, ERP,...) vereist. Daaruit halen we dan alle nog op te stellen en te ontvangen facturen, bepalen we d.m.v. een geschatte "invoicing lead time" wanneer deze gefactureerd zullen worden en berekenen per klant hun gemiddelde betaaltermijn uit het verleden om zo in te kunnen schatten wanneer we de betaling ervan kunnen verwachten. Verder wordt nog een inschatting gemaakt van alle overige cash inkomsten en uitgaven zoals afbetalingen van leningen voor investeringen, lonen, voorafbetalingen belastingen,...
Visuele weergave
Eénmaal alle gegevens zijn berekend is het een zaak om deze zo gebruiksvriendelijk mogelijk weer te geven. Afhankelijk van de wens van de klant kan dit in een eenvoudige tabelstructuur of in een waterval diagram, in een grafiek vorm die de evolutie van de cash positie weergeeft,...
Aangezien de insteek van deze showcase er in bestaat om die cash positie op dagbasis weer te geven en om aan te tonen dat in Power BI naast de klassieke, gekende grafiek vormen ook heel wat creatieve en interessante alternatieven bestaan hebben we er hier voor gekozen om deze in een kalender vorm weer te geven.
Als gebruiker van dit rapport start je rechts bovenaan het met selecteren van één van de vooropgestelde scenario's en het selecteren van een periode. Vervolgens wordt deze periode in kalendervorm weergegeven en wordt de berekende cash positie voor elke datum gevisualiseerd. Het kleurgebruik geeft aan of deze zich boven de vooropgestelde minimum norm (hier 200K) bevindt (groen), of eronder (geel) of helemaal onder nul is gegaan (rood). Bij het aanklikken van een dag in de kalender wordt rechts nog een opsomming gemaakt van de geschatte inkomende en uitgaande cash bewegingen.
Tot slot geven we op een tweede pagina ook nog even een samenvatting van de drie scenario's, de parameters die deze gebruiken, de eerste dag waarop in ieder scenario de cash positie onder de minimumnorm en onder 0 gaat en een grafische weergave van de evolutie van de drie scenario's.
Op deze manier bieden we met dergelijke rapporten de mogelijkheid om de toekomstige cash evolutie van je onderneming op een volledig geautomatiseerde manier te berekenen en op een begrijpbare manier voor te stellen.
Via onderstaande link kun je een interactief voorbeeld van dit rapport raadplegen. Heb je interesse om dit ook in jouw onderneming te realiseren, neem dan zeker contact op met TLCC. We helpen je er graag mee op weg !
